Oleh Pirma Simbolon*

SALAH satu program transformasi birokrasi yang dilakukan Vandiko Timotius Gultom, Bupati Samosir dan menarik perhatian publik adalah rencana perampingan organisasi (downsizing), melalui pengajuan rancangan perda ke DPRD. Tema transformasi kali ini adalah efisiensi dan efektifitas. Langkah ini termasuk langkah luar biasa. Disebut luar biasa karena kalau sudah terkait perampingan organisasi akan berdampak kemana-mana termasuk hal yang kritis seperti potensi kekacauan akibat hilangnya beberapa jabatan.

Sebuah 0rganisasi saat akan melakukan reorganisasi terlebih dahulu melakukan analisa jabatan (job analysis) dan Analisa Beban Kerja. Secara umum, dalam melakukan analisa jabatan ada 3 pendekatan yang dilakukan yaitu (i) Metode Observasi (Observation Method); (ii) Metode Wawancara (Interview Method); dan (iii) Metode Kuesioner (Questionnaire Method).

Dan masih banyak metode lain yang dapat dilakukan. Analisa Beban Kerja (ABK) dapat dilakukan dengan 3 pendekatan juga yaitu (i) Pendekatan Organisasi: meliputi tugas, fungsi setiap unit, dan sistem koordinasi; (ii) Pendekatan Analisa Jabatan: Jumlah pejabat. Penempatan dan rekrutmen; (iii) Pendekatan administrasi: uraian tugas, beban kerja dan lainnya.

Asumsi yang saya pergunakan dalam pembahasan ini bahwa Pemerintahan Vandiko sudah melakukan itu semua sebelum diajukan menjadi Rancangan Peraturan Daerah (Ranperda). Entah itu dilakukan konsultan, staf ahli/ staf khusus dan atau oleh BKD. Itu tidak menjadi soal. Yang penting analisa jabatan dan Analisa Beban Kerja atau kajian atau apapun namanya wajib dilakukan sebelum disahkannya menjadi struktur definitif.

Melakukan analisa jabatan dan analisa beban kerja  setingkat kabupaten bukanlah hal yang mudah. Butuh waktu. Itulah makanya di awal saya sebut bahwa rencana ini termasuk luar biasa karena sudah dapat menghasilkan ranperda hanya dalam kurun waktu 3 bulan pemerintahannya. Luar biasa. Mungkin inilah salah satu peran para staf khusus yang membantu mengarahkan tim konsultan independen atau tim internal.

Dasar Hukum dan Struktur Organisasi

Permendagri No.99 Tahun 2018 mensyaratkan bahwa evaluasi struktur perangkat daerah dapat dilakukan setelah berjalan minimal 2 tahun. Dilihat dari aspek ini, artinya Perda Pemkab Samosir No. 18 Tahun 2016, memungkinkan untuk diamandemen karena sudah lebih dari 2 tahun sejak diimplementasikan.

Memperhatikan isi Ranperda Perubahan tentang Perangkat Daerah yang sudah diajukan ke DPRD, setidaknya ada 2 kondisi yang diharapkan yaitu (i) Struktur Organisasi yang miskin struktur namun kaya fungsi; (ii) Efisiensi Belanja Rutin dan efektifitas organisasi. Disebut miskin struktur namun kaya fungsi karena dilakukannya penghapusan beberapa dinas (mengecil) dan pengalihan atau penggabungan fungsi tertentu ke fungsi yang serumpun.

Dinas yang dihapus antara lain (1) Dinas Pengendalian Penduduk Dan Keluarga Berencana; (2) Dinas Komunikasi dan Informatika; (3) Dinas Kebudayaan, Kepemudaan Dan Olahraga; (4) Dinas Ketahanan Pangan; (5) Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah; (6) Dinas Perumahan Rakyat, Kawasan Permukiman dan Pertanahan.

Dengan format baru struktur Perangkat Daerah yang diajukan Vandiko, akan berdampak pada efisiensi belanja rutin karena jumlah eselon 2 (termasuk Sekretaris Daerah) dari semula 33 menjadi hanya 23 orang. Maka secara otomatis akan ada penghematan belanja rutin berupa tujangan jabatan dan fasilitas yang melekat pada jabatan itu seperti mobil dinas, sopir, rumah dinas, sekretaris pribadi, biaya representasi, tunjangan komunikasi, tunjangan remunerasi dan lain-lain. Jumlah setiap tahunnya lumayan untuk ukuran daerah samosir.

Namun di sisi lain, pengurangan jabatan eselon dua juga akan menimbulkan masalah baru karena para pejabat eselon 2 tersebut akan menjadi pengangguran (kecuali dapat didayagunakan) ke fungsional dan atau pengalihan ke pemda lain. Pemberdayaan seorang pejabat strukural menjadi pejabat fungsional meskipun secara teori tidak ada masalah, namun dalam praktek justru sering menjadi masalah. Jika hal ini tidak tertangani dengan baik, mereka berpotensi menjadi duri dalam daging bahkan tidak tertutup kemungkinan menjadi produser hoax.

Sebuah struktur organisasi apalagi hasil inovasi atau reorganisasi akan rentan dengan kritikan baik dari internal maupun eksternal organisasi. Inovasi biasanya melihat dari enggel yang berbeda. Struktur organisasi baru akan dapat menggambarkan program prioritas dan nonprioritas yang akan dicapai oleh pemimpinnya.

Artinya, dengan penghapusan beberapa dinas tersebut, beberapa elemen masyarakat bisa saja memaknainya sebagai upaya Bupati Vandiko untuk menomorduakan (nonprioritas) atas fungsi- fungsi yang dihapus/digabungkan tersebut alias terlihat sekilas kontradiksi. Nah, ini menjadi tugas berat Bupati Vandiko dan jajarannya menjelaskan dan menyosialisaikannya kepada masyarakat agar mereka tidak gagal paham khususnya bila dikaitkan dengan visi misi yang dicanangkan dan telah dijabarkan dalam roadmap.

Seperti kata-kata bijak yang mengatakan,  “Dalam berinovasi, kita harus berani menggunakan logika terbalik yaitu melihat masalah dari sudut pandang lain seolah-olah bertentangan tapi sesungguhnya justru menguatkan”.

*Akademisi STIE Jayakarta Jakarta.